Déploiement dans votre organisation

Un déploiement à l’échelle de l’organisation comprend deux éléments : le logiciel (le module complémentaire dans Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive et Forms) et l’abonnement (qui est sur Standard ou Pro et qui paie). Un administrateur Google Workspace gère le premier ; la personne qui possède l’abonnement gère le second. Les deux sont indépendants : une installation administrateur ne crée pas de places, et les places fonctionnent tout aussi bien avec l’extension Chrome ou une installation individuelle.

Un super administrateur peut installer le module complémentaire pour toute l’organisation ou pour des unités organisationnelles sélectionnées, de sorte que personne n’a à le trouver sur le Marketplace lui-même.

1. Ouvrez la fiche GPT Workspace tout en étant connecté en tant qu’administrateur et cliquez sur Admin install, ou accédez à la console d’administration : Apps ➤ Google Workspace Marketplace apps ➤ Add app, recherchez GPT Workspace et choisissez Admin install.
2. Sélectionnez Everyone at your organization ou des unités organisationnelles ou des groupes spécifiques, puis acceptez les autorisations d’accès aux données au nom de vos utilisateurs.
3. Laissez Allow users to install activé si certaines personnes doivent pouvoir ajouter les fiches à application unique (AI for Sheets, AI Docs, AI Slides, AI Forms, GPT for Gmail) par elles-mêmes.

Le module complémentaire apparaît pour vos utilisateurs dans les quelques heures qui suivent sous Extensions ➤ GPT Workspace dans Docs, Sheets, Slides et Forms, et en tant que panneau latéral dans Gmail et Drive. Étant donné que l’administrateur a accepté les autorisations, les utilisateurs ne sont pas invités à autoriser le module complémentaire individuellement.

Si votre domaine restreint les applications tierces, autorisez également le client OAuth GPT Workspace sous Security ➤ Access and data control ➤ API controls ➤ Manage third-party app access, sinon les utilisateurs verront « This app is blocked » lorsqu’ils se connecteront. La page des autorisations liste exactement ce que le module complémentaire demande.

Si vous préférez l’extension de navigateur, les administrateurs Chrome Enterprise peuvent l’installer de force avec l’identifiant d’extension de la fiche du Chrome Web Store via Devices ➤ Chrome ➤ Apps & extensions.

Une personne s’abonne à Standard ou Pro et achète autant de places que l’équipe en a besoin (jusqu’à 100). Tous les autres sont des membres : ils se connectent avec leur compte Google professionnel et sont immédiatement sur l’abonnement, sans carte et sans abonnement propre. Tout est facturé sur le compte du propriétaire sur une seule facture.

Ouvrez Settings ➤ Subscription ➤ Manage team ou gpt.space/app/settings/team.

• Seats : saisissez le total, cliquez sur Review change, et la page indique ce qui est facturé (ou crédité) maintenant pour le reste de la période et le montant de la prochaine facture. Rien n’est facturé tant que vous ne confirmez pas.
• Add a teammate : saisissez l’adresse e-mail professionnelle et cliquez sur Add. La personne reçoit un e-mail d’invitation. Elle doit se connecter avec exactement ce compte Google : un alias ou un compte personnel qui redirige vers l’adresse ne porte pas la place. Les collègues de votre domaine qui utilisent déjà GPT Workspace sont suggérés en un clic.
• Les membres Invited ne se sont pas encore connectés. Resend invite renvoie l’e-mail ; Reassign transmet la place à quelqu’un d’autre lorsqu’une personne part ; Remove libère la place immédiatement. Un membre supprimé passe à l’abonnement gratuit à sa toute prochaine requête.

L’abonnement d’un membre est lu à partir de l’abonnement du propriétaire chaque fois qu’il utilise le produit. Si l’abonnement du propriétaire expire, chaque membre est sur l’abonnement gratuit jusqu’à son renouvellement ; une fois renouvelé, sous le même abonnement ou un nouveau, les membres y sont de nouveau sans avoir besoin d’être réajoutés.

• Limites par place : sur la page de l’équipe, définissez un default cap dont chaque place hérite, et modifiez-le par membre. La limite est le nombre de crédits qu’une place peut prélever sur votre abonnement à chaque cycle de 30 jours, conversation comprise. Un membre qui l’atteint voit un message vous désignant comme la personne à qui demander ; augmenter la limite ou le cycle suivant les débloque. Les crédits qu’un membre a achetés lui-même ne sont jamais comptabilisés dans la limite.
• Rapport d’utilisation : la même page liste les crédits utilisés par chaque place ce mois calendaire et le précédent, la dernière fois que chaque personne a utilisé le produit, et ce qu’il reste de leur limite. Export CSV télécharge le tableau pour la finance ou un responsable.

	Propriétaire	Membre
Fonctionnalités de l’abonnement	Standard ou Pro	Même abonnement que le propriétaire
Crédits mensuels	L’allocation de l’abonnement	L’allocation de l’abonnement, jusqu’à la limite de la place si une limite est définie
Factures et moyen de paiement	Oui, dans le portail de facturation	Non
Page de l’équipe	Oui	Non, la page d’abonnement indique qui gère la place
Peut acheter des recharges de crédits	Oui	Oui, pour leur propre compte uniquement

Pour comprendre comment fonctionnent les frais et crédits au prorata lors des changements de places, consultez Abonnement d’équipe. Pour les factures, consultez Téléchargement des factures.