Agents programmés

Un agent programmé (une automatisation) est une invite de conversation qui s’exécute automatiquement : chaque matin de semaine, toutes les heures, chaque lundi, ou selon une expression cron que vous rédigez. L’agent fait exactement ce qu’il ferait si vous saisissiez l’invite vous-même, avec les mêmes outils Google Workspace, et le résultat arrive là où vous l’avez demandé.

Les agents programmés font partie du plan Standard (jusqu’à 3 automatisations actives) et du plan Pro (jusqu’à 20). Sur les autres plans, la page présente ce qu’ils font et propose une mise à niveau. Chaque exécution consomme les crédits de votre plan comme un tour de conversation normal.

Créer une automatisation

Ouvrez Paramètres ➤ Agents programmés ou allez sur gpt.space/app/settings/automations, puis cliquez sur Nouvelle automatisation.
Donnez-lui un nom et rédigez l’invite comme un message de conversation, par exemple Résume mon agenda pour aujourd’hui et signale tout ce qui nécessite une préparation.
Choisissez une planification : chaque matin de semaine à 8:00, toutes les heures, chaque jour à 9:00, chaque lundi à 9:00, ou une expression cron personnalisée à cinq champs (0 8 * * 1-5 s’exécute les jours de semaine à 8:00). Les heures suivent le fuseau horaire affiché sous la planification, qui correspond par défaut à celui de votre navigateur.
Choisissez comment livrer le résultat :
- Par e-mail, à votre adresse ou à une autre.
- Dans un nouveau fil de conversation dans votre historique de chat, afin que vous puissiez poursuivre la conversation.
- Dans une ligne d’un tableur : collez le lien ou l’ID du tableur et, facultativement, un nom de feuille. Chaque exécution ajoute une ligne avec la date et le résultat.
Cliquez sur Créer. La liste indique quand l’automatisation s’exécute ensuite.

Depuis le chat

Tout ce que vous avez demandé une fois peut devenir une automatisation. Survolez un message que vous avez envoyé et cliquez sur Programmer cette invite (l’icône d’horloge), ou cliquez sur la même icône dans la zone de message pour programmer ce que vous tapez : la boîte de dialogue s’ouvre avec l’invite préremplie.

Gérer les automatisations

Dans Paramètres ➤ Agents programmés, chaque automatisation affiche sa planification, sa livraison, sa prochaine exécution, sa dernière exécution et son dernier statut.

Mettre en pause ou reprendre avec l’interrupteur. Une automatisation mise en pause ne compte pas dans la limite de votre plan.
Exécuter maintenant lance une exécution immédiatement, quelle que soit la planification ; le résultat arrive en quelques minutes.
Modifier change l’invite, la planification ou la livraison ; la prochaine exécution est recalculée.
Afficher les exécutions liste les dernières exécutions avec leur statut, les crédits utilisés et, pour la livraison par fil, un lien vers le fil.
Supprimer retire l’automatisation et son historique d’exécution.

Quand une exécution est ignorée

Une exécution est ignorée et enregistrée dans l’historique, sans consommer de crédits, lorsque :

vous n’avez plus de crédits pour le mois (le statut indique Ignoré : plus de crédits). L’automatisation reprend d’elle-même dès que des crédits sont à nouveau disponibles ;
votre plan n’inclut plus les agents programmés (Ignoré : non inclus dans le plan) ;
votre connexion Google a expiré ou une autorisation Google requise par l’invite n’a jamais été accordée. Ouvrez GPT Workspace, connectez-vous ou accordez l’autorisation, et la prochaine exécution aboutira.

Une exécution qui échoue pour une autre raison affiche Échec avec l’erreur, et l’automatisation conserve sa planification.

Quand un nouvel e-mail arrive

Une automatisation peut également s’exécuter dès qu’un e-mail correspondant arrive dans votre boîte de réception Gmail, au lieu de (ou en plus de) sa planification. Dans la boîte de dialogue de l’automatisation, activez Exécuter lorsqu’un nouvel e-mail correspond et rédigez une recherche Gmail, par exemple from:billing@ subject:invoice. Laissez la recherche vide pour exécuter pour chaque nouvel e-mail de boîte de réception.

La recherche comprend les opérateurs Gmail habituels : from:, to:, cc:, subject:, label: / in:, has:attachment, is:unread, les mots simples (recherchés dans l’objet, le texte d’aperçu et l’expéditeur) et un - initial pour exclure un terme. Tous les termes doivent correspondre. Les opérateurs concernant les dates ou les tailles (newer_than:, larger:) sont ignorés.

Chaque e-mail correspondant lance une exécution. L’agent reçoit d’abord l’e-mail (expéditeur, destinataires, objet, date, les identifiants du message et du fil Gmail, et le texte du message, jusqu’à 8 000 caractères) suivi de votre invite, de sorte qu’une invite comme Classe la facture jointe dans le dossier Finance et réponds qu’elle a été reçue fonctionne sur cet e-mail. L’exécution est enregistrée dans l’historique comme toute autre, avec un lien vers le message qui l’a déclenchée.

Pour surveiller votre boîte de réception, GPT Workspace a besoin d’un accès Gmail (la même autorisation que les outils Gmail du chat). S’il n’a pas encore été accordé, l’enregistrement de l’automatisation affiche un lien Connecter Gmail ; accordez-le et enregistrez à nouveau. La page affiche l’état de la surveillance à côté de vos automatisations : Surveillance de votre boîte de réception jusqu’au (la surveillance est renouvelée automatiquement), Échec de la surveillance Gmail avec la raison (par exemple une autorisation Gmail révoquée ; l’automatisation reste activée et la surveillance est réessayée quotidiennement et à chaque enregistrement), ou Limite de débit atteinte lorsque plus de 60 e-mails correspondants arrivent en une heure : les excédentaires sont ignorés jusqu’à la fin de l’heure.

Les exécutions déclenchées par e-mail utilisent les mêmes limites de plan, crédits et durée d’exécution que les exécutions programmées. Une automatisation qui n’a qu’un déclencheur affiche Non programmé et ne s’exécute jamais seule ; une qui a à la fois un déclencheur et une planification s’exécute sur les deux.

Ce qui se passe en coulisses

Gmail notifie GPT Workspace via Google Pub/Sub chaque fois que votre boîte de réception change (une « surveillance » sur le libellé INBOX, que Google expire après 7 jours et que GPT Workspace renouvelle chaque jour). GPT Workspace lit ensuite les identifiants des messages ajoutés depuis la dernière notification, récupère chaque nouveau message une fois et le vérifie par rapport à la recherche de chaque automatisation déclenchée par e-mail que vous possédez. Un message n’est jamais exécuté deux fois pour la même automatisation, même lorsque Google envoie la notification plus d’une fois.

Limites

	Standard	Pro
Automatisations actives (programmées ou déclenchées)	3	20
Intervalle le plus court	15 minutes	15 minutes
Exécutions déclenchées par e-mail	60 par heure	60 par heure
Limite de durée d’exécution	6 minutes	6 minutes