Implementar en tu organización

Dos cosas componen una implementación en toda la organización: el software (el complemento en Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive y Forms) y el plan (quién está en Standard o Pro y quién paga). Un administrador de Google Workspace se encarga de lo primero; la persona que posee la suscripción se encarga de lo segundo. Ambos son independientes: una instalación de administrador no crea puestos, y los puestos funcionan con la extensión de Chrome o una instalación individual igual de bien.

Un superadministrador puede instalar el complemento para toda la organización o para unidades organizativas seleccionadas, de modo que nadie tenga que buscarlo por su cuenta en Marketplace.

1. Abre el listado de GPT Workspace mientras inicias sesión como administrador y haz clic en Admin install, o ve a la consola de administración: Apps ➤ Google Workspace Marketplace apps ➤ Add app, busca GPT Workspace y elige Admin install.
2. Selecciona Everyone at your organization o unidades organizativas o grupos específicos, y luego acepta los permisos de acceso a datos en nombre de tus usuarios.
3. Deja activada la opción Allow users to install si algunas personas deberían poder añadir por su cuenta los listados de aplicaciones individuales (AI for Sheets, AI Docs, AI Slides, AI Forms, GPT for Gmail).

El complemento aparece para tus usuarios en unas pocas horas bajo Extensions ➤ GPT Workspace en Docs, Sheets, Slides y Forms, y como un panel lateral en Gmail y Drive. Como el administrador aceptó los permisos, no se solicita a los usuarios que autoricen el complemento de forma individual.

Si tu dominio restringe aplicaciones de terceros, permite también el cliente OAuth de GPT Workspace bajo Security ➤ Access and data control ➤ API controls ➤ Manage third-party app access; de lo contrario, los usuarios verán “This app is blocked” al iniciar sesión. La página de permisos indica exactamente qué solicita el complemento.

Si prefieres la extensión del navegador, los administradores de Chrome Enterprise pueden forzar su instalación con el ID de extensión del listado de Chrome Web Store a través de Devices ➤ Chrome ➤ Apps & extensions.

Una persona se suscribe a Standard o Pro y compra tantos puestos como necesite el equipo (hasta 100). Todos los demás son miembros: inician sesión con su cuenta de Google de trabajo y quedan dentro del plan de inmediato, sin tarjeta ni suscripción propias. Todo se factura a la cuenta del propietario en una sola factura.

Abre Settings ➤ Subscription ➤ Manage team o gpt.space/app/settings/team.

• Puestos: introduce el total, haz clic en Review change, y la página muestra lo que se cobrará (o abonará) ahora por el resto del período y cuál será la próxima factura. No se cobra nada hasta que confirmes.
• Añadir un compañero: escribe el correo del trabajo y haz clic en Add. La persona recibe un correo de invitación. Debe iniciar sesión con exactamente esa cuenta de Google: un alias o una cuenta personal que reenvíe a la dirección no transfiere el puesto. Los compañeros de tu dominio que ya usan GPT Workspace se sugieren con un solo clic.
• Los miembros Invited aún no han iniciado sesión. Resend invite envía el correo de nuevo; Reassign transfiere el puesto a otra persona cuando alguien se va; Remove libera el puesto de inmediato. Un miembro eliminado pasa al plan gratuito en su próxima solicitud.

El plan de un miembro se lee desde la suscripción del propietario cada vez que usa el producto. Si el plan del propietario caduca, todos los miembros pasan al plan gratuito hasta que se renueve; una vez renovado, bajo la misma o una nueva suscripción, los miembros vuelven a estar en él sin tener que añadirlos de nuevo.

• Límites por puesto: en la página del equipo, define un límite predeterminado que hereda cada puesto y anúlalo por miembro. El límite es el número de créditos que un puesto puede consumir de tu plan en cada ciclo de 30 días, incluido el chat. Un miembro que lo alcance verá un mensaje que te nombra como la persona a quien consultar; aumentar el límite o el siguiente ciclo lo desbloquea. Los créditos que un miembro compró por su cuenta nunca se cuentan contra el límite.
• Informe de uso: la misma página lista los créditos usados por cada puesto en este mes natural y el anterior, la última vez que cada persona usó el producto y qué le queda de su límite. Export CSV descarga la tabla para finanzas o un responsable.

	Propietario	Miembro
Funciones del plan	Standard o Pro	Mismo plan que el propietario
Créditos mensuales	La asignación del plan	La asignación del plan, hasta el límite del puesto si se define
Facturas y método de pago	Sí, en el portal de facturación	No
Página del equipo	Sí	No, la página de suscripción muestra quién gestiona el puesto
Puede comprar recargas de crédito	Sí	Sí, solo para su propia cuenta

Para saber cómo funcionan los cobros y abonos prorrateados al cambiar los puestos, consulta Suscripción de equipo. Para las facturas, consulta Descargar facturas.