Uitrollen binnen uw organisatie

Twee dingen vormen een organisatiebrede uitrol: de software (de add-on in Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive en Forms) en het abonnement (wie op Standard of Pro zit en wie betaalt). Een Google Workspace-beheerder regelt het eerste; degene die het abonnement bezit, regelt het tweede. De twee zijn onafhankelijk: een beheerinstallatie maakt geen seats aan, en seats werken net zo goed met de Chrome-extensie of een individuele installatie.

Een superbeheerder kan de add-on voor de hele organisatie of voor geselecteerde organisatie-eenheden installeren, zodat niemand deze zelf op de Marketplace hoeft te zoeken.

1. Open de GPT Workspace-vermelding terwijl u bent ingelogd als beheerder en klik op Admin install, of ga naar de beheerconsole: Apps ➤ Google Workspace Marketplace apps ➤ Add app, zoek naar GPT Workspace en kies Admin install.
2. Kies Everyone at your organization of specifieke organisatie-eenheden of groepen, en accepteer de gegevenstoegangsrechten namens uw gebruikers.
3. Laat Allow users to install aan staan als sommige mensen zelf de losse app-vermeldingen moeten kunnen toevoegen (AI for Sheets, AI Docs, AI Slides, AI Forms, GPT for Gmail).

De add-on verschijnt voor uw gebruikers binnen enkele uren onder Extensions ➤ GPT Workspace in Docs, Sheets, Slides en Forms, en als zijpaneel in Gmail en Drive. Omdat de beheerder de rechten heeft geaccepteerd, worden gebruikers niet gevraagd de add-on afzonderlijk te autoriseren.

Als uw domein apps van derden beperkt, moet u ook de GPT Workspace OAuth-client toestaan onder Security ➤ Access and data control ➤ API controls ➤ Manage third-party app access, anders zien gebruikers “This app is blocked” bij het inloggen. De rechtenpagina vermeldt precies wat de add-on vraagt.

Als u de browserextensie prefereert, kunnen Chrome Enterprise-beheerders deze forceren te installeren met het extension-id uit de Chrome Web Store-vermelding via Devices ➤ Chrome ➤ Apps & extensions.

Eén persoon neemt Standard of Pro en koopt zoveel seats als het team nodig heeft (maximaal 100). Iedereen anders is een member: zij loggen in met hun zakelijke Google-account en zitten direct op het abonnement, zonder kaart en zonder eigen abonnement. Alles wordt gefactureerd op de rekening van de eigenaar op één factuur.

Open Settings ➤ Subscription ➤ Manage team of gpt.space/app/settings/team.

• Seats: voer het totaal in, klik op Review change, en de pagina laat zien wat nu (teruggestort of) in rekening wordt gebracht voor de rest van de periode en wat de volgende factuur zal zijn. Er wordt niets in rekening gebracht totdat u bevestigt.
• Add a teammate: typ het zakelijke e-mailadres en klik op Add. De persoon ontvangt een uitnodigingsmail. Zij moeten inloggen met exact dat Google-account: een alias of een persoonlijk account dat doorstuurt naar het adres neemt de seat niet mee. Collega’s op uw domein die GPT Workspace al gebruiken, worden met één klik voorgesteld.
• Invited-leden hebben nog niet ingelogd. Resend invite stuurt de e-mail opnieuw; Reassign geeft de seat aan iemand anders als een persoon vertrekt; Remove maakt de seat direct vrij. Een verwijderd lid valt bij de volgende aanvraag terug op het gratis abonnement.

Het abonnement van een lid wordt telkens uit het abonnement van de eigenaar gelezen wanneer zij het product gebruiken. Als het abonnement van de eigenaar vervalt, staat elk lid op het gratis abonnement totdat het wordt verlengd; zodra het wordt verlengd, onder hetzelfde of een nieuw abonnement, staan leden er weer op zonder opnieuw te worden toegevoegd.

• Per-seat limieten: stel op de teampagina een default cap in die elke seat erft, en overschrijf deze per lid. De limiet is het aantal credits dat een seat per cyclus van 30 dagen van uw abonnement mag gebruiken, inclusief chat. Een lid dat de limiet bereikt, ziet een bericht waarin u wordt genoemd als de persoon om te vragen; het verhogen van de limiet of de volgende cyclus deblokkeert hen. Credits die een lid zelf heeft gekocht, worden nooit meegeteld in de limiet.
• Usage report: dezelfde pagina toont credits die elke seat deze en vorige kalendermaand heeft gebruikt, wanneer elke persoon voor het laatst het product gebruikte, en wat er nog over is van hun limiet. Export CSV downloadt de tabel voor financiën of een manager.

	Eigenaar	Lid
Abonnementsfuncties	Standard of Pro	Zelfde abonnement als de eigenaar
Maandelijkse credits	De toegekende hoeveelheid van het abonnement	De toegekende hoeveelheid van het abonnement, tot de limiet van de seat als er één is ingesteld
Facturen en betaalmethode	Ja, in de facturatieportal	Nee
Teampagina	Ja	Nee, de abonnementspagina toont wie de seat beheert
Kan krediet-aanvullingen kopen	Ja	Ja, alleen voor hun eigen account

Voor hoe gespreide (prorated) kosten en credits werken wanneer seats wijzigen, zie Team-abonnement. Voor facturen, zie Facturen downloaden.