Triển khai cho tổ chức của bạn

Hai yếu tố cấu thành việc triển khai toàn tổ chức: phần mềm (tiện ích bổ sung trong Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive và Forms) và gói dịch vụ (ai dùng Standard hoặc Pro và ai thanh toán). Quản trị viên Google Workspace phụ trách yếu tố đầu tiên; người sở hữu gói đăng ký phụ trách yếu tố thứ hai. Hai yếu tố này độc lập: cài đặt quản trị không tạo ghế, và ghế hoạt động tốt với tiện ích Chrome hoặc cài đặt cá nhân.

Quản trị viên cấp cao có thể cài đặt tiện ích bổ sung cho toàn bộ tổ chức hoặc cho các đơn vị tổ chức được chọn, để không ai phải tự tìm trên Marketplace.

1. Mở trang GPT Workspace khi đã đăng nhập với tư cách quản trị viên và nhấp Admin install, hoặc vào bảng điều khiển quản trị: Apps ➤ Google Workspace Marketplace apps ➤ Add app, tìm GPT Workspace và chọn Admin install.
2. Chọn Everyone at your organization hoặc các đơn vị tổ chức hoặc nhóm cụ thể, sau đó chấp nhận quyền truy cập dữ liệu thay mặt người dùng của bạn.
3. Giữ Allow users to install bật nếu một số người nên có khả năng tự thêm các danh sách ứng dụng đơn lẻ (AI for Sheets, AI Docs, AI Slides, AI Forms, GPT for Gmail).

Tiện ích bổ sung xuất hiện cho người dùng của bạn trong vài giờ tại Extensions ➤ GPT Workspace trong Docs, Sheets, Slides và Forms, và dưới dạng bảng điều khiển phụ trong Gmail và Drive. Vì quản trị viên đã chấp nhận quyền, người dùng không phải ủy quyền tiện ích bổ sung riêng.

Nếu miền của bạn hạn chế ứng dụng bên thứ ba, cũng cho phép ứng dụng OAuth GPT Workspace tại Security ➤ Access and data control ➤ API controls ➤ Manage third-party app access, nếu không người dùng sẽ thấy “This app is blocked” khi đăng nhập. Trang quyền liệt kê chính xác những gì tiện ích bổ sung yêu cầu.

Nếu bạn thích tiện ích mở rộng trình duyệt, quản trị viên Chrome Enterprise có thể cài đặt bắt buộc bằng ID tiện ích mở rộng từ trang Chrome Web Store thông qua Devices ➤ Chrome ➤ Apps & extensions.

Một người đăng ký gói Standard hoặc Pro và mua số ghế theo nhu cầu của nhóm (tối đa 100). Mọi người khác là thành viên: họ đăng nhập bằng tài khoản Google công việc và ngay lập tức thuộc gói, không cần thẻ hay gói đăng ký riêng. Mọi khoản được tính phí vào tài khoản của chủ sở hữu trên một hóa đơn.

Mở Settings ➤ Subscription ➤ Manage team hoặc gpt.space/app/settings/team.

• Ghế: nhập tổng số, nhấp Review change, và trang hiển thị khoản được tính phí (hoặc hoàn tín dụng) ngay cho phần còn lại của chu kỳ và hóa đơn tiếp theo sẽ thế nào. Không có gì bị tính phí cho đến khi bạn xác nhận.
• Thêm đồng đội: nhập email công việc và nhấp Add. Người đó nhận được email lời mời. Họ phải đăng nhập bằng chính xác tài khoản Google đó: biệt danh hoặc tài khoản cá nhân chuyển tiếp đến địa chỉ đó không mang theo ghế. Đồng nghiệp trong miền của bạn đã dùng GPT Workspace được gợi ý bằng một cú nhấp.
• Thành viên Đã mời chưa đăng nhập. Resend invite gửi lại email; Reassign chuyển ghế cho người khác khi một người rời đi; Remove giải phóng ghế ngay lập tức. Thành viên bị xóa sẽ chuyển sang gói miễn phí ở yêu cầu tiếp theo.

Gói của thành viên được đọc từ gói đăng ký của chủ sở hữu mỗi lần họ sử dụng sản phẩm. Nếu gói của chủ sở hữu hết hạn, mọi thành viên sẽ ở gói miễn phí cho đến khi được gia hạn; sau khi gia hạn, dưới cùng hoặc gói đăng ký mới, thành viên trở lại gói mà không cần thêm lại.

• Giới hạn theo ghế: trên trang nhóm, đặt giới hạn mặc định mà mỗi ghế kế thừa, và ghi đè cho từng thành viên. Giới hạn là số tín dụng mà một ghế có thể sử dụng từ gói của bạn mỗi chu kỳ 30 ngày, bao gồm chat. Thành viên đạt giới hạn sẽ thấy thông báo nêu tên bạn là người để hỏi; tăng giới hạn hoặc chu kỳ tiếp theo sẽ mở khóa họ. Tín dụng mà thành viên tự mua không bao giờ được tính vào giới hạn.
• Báo cáo sử dụng: cùng trang liệt kê tín dụng đã dùng bởi mỗi ghế trong tháng lịch hiện tại và tháng trước, lần cuối mỗi người sử dụng sản phẩm, và phần còn lại trong giới hạn của họ. Export CSV tải bảng xuống cho bộ phận tài chính hoặc quản lý.

	Chủ sở hữu	Thành viên
Tính năng gói	Standard hoặc Pro	Cùng gói với chủ sở hữu
Tín dụng hàng tháng	Phần allowance của gói	Phần allowance của gói, tối đa giới hạn của ghế nếu được đặt
Hóa đơn và phương thức thanh toán	Có, trong cổng thanh toán	Không
Trang nhóm	Có	Không, trang gói đăng ký hiển thị ai quản lý ghế
Có thể mua tín dụng bổ sung	Có	Có, chỉ cho tài khoản riêng của họ

Về cách tính phí và tín dụng theo tỷ lệ khi thay đổi ghế hoạt động, xem Gói đăng ký nhóm. Về hóa đơn, xem Tải hóa đơn.