Perjanjian pemrosesan data (templat)

Ini adalah templat perjanjian pemrosesan data (DPA) yang ditandatangani GPT Workspace dengan pelanggan bisnis. Untuk menerimanya yang sudah diisi, tulis ke contact@gpt.space dengan nama resmi perusahaan Anda, alamat, kontak person, dan jumlah kurs. Pemroses yang disebutkan tercantum dan diperbarui di Trust Center.

Templat ini disediakan untuk informasi dan bukan saran hukum. Mintalah ditinjau oleh penasihat hukum Anda sebelum menandatangani. Bidang dalam tanda kurung siku diisi sebelum penandatanganan.

---

Perjanjian Pemrosesan Data ini (“DPA”) merupakan bagian dari perjanjian untuk penggunaan GPT Workspace (“Layanan”) antara:

• [NAMA LEGAL PELANGGAN], [ALAMAT PELANGGAN], [NOMOR REGISTRASI] (“Pelanggan” atau “Pengendali”), dan
• GPTW LLC, 150 Central Park, Los Alamos, New Mexico, USA (“Penyedia” atau “Pemroses”),

bersama-sama (“Para Pihak”). Ini dimasukkan pada [TANGGAL EFEKTIF] dan berlaku selama Penyedia memproses Data Pribadi atas nama Pelanggan.

“GDPR” berarti Regulasi (UE) 2016/679, dan, jika berlaku, GDPR Inggris sebagaimana didefinisikan dalam Data Protection Act 2018. “Data Pribadi”, “Pemrosesan”, “Pengendali”, “Pemroses”, “Subjek Data”, “Otoritas Pengawas”, dan “Pelanggaran Data Pribadi” memiliki arti sebagaimana diberikan dalam Pasal 4 GDPR. “Subpemroses” berarti pihak ketiga yang dipekerjakan oleh Penyedia untuk memproses Data Pribadi atas nama Pelanggan. “Data Pelanggan” berarti Data Pribadi yang diproses oleh Penyedia untuk Pelanggan berdasarkan perjanjian Layanan, sebagaimana dijelaskan dalam Lampiran 1.

2.1 Pelanggan adalah Pengendali dan Penyedia adalah Pemroses dari Data Pelanggan. Jika Pelanggan bertindak sebagai pemroses untuk klien mereka sendiri, Penyedia bertindak sebagai subpemroses dan Pelanggan menjamin bahwa instruksi mereka sendiri diotorisasi oleh pengendali yang relevan.

2.2 Subjek, durasi, sifat, dan tujuan Pemrosesan, jenis Data Pribadi, dan kategori Subjek Data diatur dalam Lampiran 1.

3.1 Penyedia memproses Data Pelanggan hanya atas instruksi terdokumentasi Pelanggan, termasuk mengenai transfer ke negara ketiga, kecuali diwajibkan oleh hukum Uni atau Negara Anggota yang mengikat Penyedia; dalam kasus ini, Penyedia memberi tahu Pelanggan tentang persyaratan hukum tersebut sebelum memproses, kecuali jika hukum melarangnya.

3.2 Instruksi Pelanggan adalah: perjanjian Layanan, DPA ini, konfigurasi yang dibuat oleh Pelanggan dan penggunanya di Layanan, dan permintaan yang dikirim oleh pengguna Pelanggan ke Layanan. Penyedia memberi tahu Pelanggan secara langsung jika, menurut pendapatnya, suatu instruksi melanggar GDPR.

Penyedia memastikan bahwa orang yang berwenang memproses Data Pelanggan telah berkomitmen pada kerahasiaan atau berada di bawah kewajiban kerahasiaan statutori yang sesuai, dan bahwa akses dibatasi pada apa yang dibutuhkan setiap orang untuk menjalankan Layanan.

Penyedia menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang tercantum dalam Lampiran 2 dan terus meninjaunya. Dengan mempertimbangkan kondisi teknologi saat ini, biaya penerapan, serta sifat, ruang lingkup, konteks, dan tujuan Pemrosesan, langkah-langkah tersebut memastikan tingkat keamanan yang sesuai dengan risiko.

6.1 Pelanggan memberikan otorisasi tertulis umum kepada Penyedia untuk melibatkan Subpemroses yang tercantum dalam Lampiran 3.

6.2 Penyedia memberi tahu Pelanggan tentang penambahan atau penggantian Subpemroses yang dimaksudkan setidaknya [30] hari sebelum perubahan berlaku, melalui email ke [EMAIL PEMBERITAHUAN PELANGGAN] dan dengan memperbarui daftar di https://gpt.space/trust. Pelanggan dapat keberatan dengan alasan perlindungan data yang wajar dalam periode tersebut; jika Para Pihak tidak dapat menyelesaikan keberatan tersebut, Pelanggan dapat mengakhiri bagian Layanan yang terdampak tanpa penalti.

6.3 Penyedia memberlakukan pada setiap Subpemroses, melalui kontrak, kewajiban perlindungan data yang sama seperti yang diatur dalam DPA ini, khususnya memberikan jaminan yang cukup untuk menerapkan langkah teknis dan organisasi yang tepat. Jika Subpemroses gagal memenuhi kewajibannya, Penyedia tetap bertanggung jawab penuh kepada Pelanggan atas pelaksanaan kewajiban Subpemroses tersebut.

Dengan mempertimbangkan sifat Pemrosesan, Penyedia membantu Pelanggan melalui langkah teknis dan organisasi yang tepat, sejauh ini mungkin, untuk memenuhi kewajiban Pelanggan dalam menanggapi permintaan pelaksanaan hak Subjek Data berdasarkan Bab III GDPR. Penyedia meneruskan kepada Pelanggan, tanpa penundaan yang wajar, setiap permintaan yang diterima langsung dari Subjek Data mengenai Data Pelanggan, dan tidak menanggapinya kecuali atas instruksi Pelanggan atau jika diwajibkan oleh hukum.

Penyedia membantu Pelanggan dalam memastikan kepatuhan terhadap kewajiban berdasarkan Pasal 32 hingga 36 GDPR (keamanan, pemberitahuan pelanggaran, penilaian dampak perlindungan data, dan konsultasi sebelumnya), dengan mempertimbangkan sifat Pemrosesan dan informasi yang tersedia bagi Penyedia.

Penyedia memberi tahu Pelanggan tanpa penundaan yang wajar, dan dalam hal apa pun dalam [48] jam, setelah menyadari Pelanggaran Data Pribadi yang memengaruhi Data Pelanggan, melalui email ke [EMAIL PEMBERITAHUAN PELANGGAN]. Pemberitahuan tersebut menjelaskan, sejauh yang diketahui pada saat itu, sifat pelanggaran, kategori dan perkiraan jumlah Subjek Data dan catatan yang terkait, kemungkinan konsekuensi, langkah-langkah yang diambil atau diusulkan, dan titik kontak; informasi yang belum tersedia diberikan secara bertahap tanpa penundaan lebih lanjut yang wajar.

10.1 Sesuai pilihan Pelanggan, Penyedia menghapus atau mengembalikan semua Data Pelanggan setelah berakhirnya penyediaan Layanan, dan menghapus salinan yang ada, kecuali hukum Uni atau Negara Anggota mewajibkan penyimpanan Data Pribadi.

10.2 Terlepas dari 10.1, Pelanggan dan setiap penggunanya dapat menghapus akun dan data yang disimpan oleh Penyedia dari Layanan kapan saja; penghapusan dilakukan dalam waktu 24 jam sejak permintaan. Faktur dan catatan pembayaran disimpan selama durasi yang diwajibkan oleh hukum pajak.

11.1 Penyedia menyediakan untuk Pelanggan semua informasi yang diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap kewajiban yang ditetapkan dalam Pasal 28 GDPR, dan mengizinkan serta berkontribusi pada audit, termasuk inspeksi, yang dilakukan oleh Pelanggan atau auditor yang ditunjuk oleh Pelanggan.

11.2 Penyedia pertama-tama memenuhi permintaan audit dengan memberikan sertifikat ISO 27001 dan laporan auditnya (https://firebasestorage.googleapis.com/v0/b/billing-js.appspot.com/o/audit_report%2FQualtir%20ISO%2027001%20Audit%20Report.pdf?alt=media), penilaian CASA Tier III, dan jawaban tertulis untuk kuesioner keamanan. Inspeksi langsung atau jarak jauh dilakukan paling banyak [sekali setahun], dengan pemberitahuan tertulis [30] hari sebelumnya, selama jam kerja, di bawah perjanjian kerahasiaan, dan dengan biaya Pelanggan, kecuali jika Otoritas Pengawas mewajibkan lain atau Pelanggaran Data Pribadi telah terjadi.

12.1 Penyedia berkedudukan di Amerika Serikat dan Layanan dihosting di Google Cloud Platform di Amerika Serikat. Jika Data Pelanggan dari Subjek Data di EEA, Inggris, atau Swiss ditransfer ke negara tanpa keputusan kecukupan, Para Pihak mengandalkan Standard Contractual Clauses yang diadopsi oleh Komisi Eropa dalam Keputusan (UE) 2021/914 (Modul Dua, pengendali ke pemroses, atau Modul Tiga, pemroses ke pemroses, jika berlaku), yang diintegrasikan melalui referensi, bersama dengan UK International Data Transfer Addendum jika menyangkut data Inggris. Subpemroses Penyedia yang menerima Data Pelanggan berpartisipasi dalam EU-US Data Privacy Framework jika kerangka kerja tersebut tersedia bagi mereka; Standard Contractual Clauses mengatur setiap transfer yang dilakukan oleh Penyedia sendiri.

12.2 Untuk opsi dalam Standard Contractual Clauses: Klausul 7 (docking) berlaku; Klausul 9 opsi 2 (otorisasi umum) dengan masa pemberitahuan sesuai Bagian 6.2; Klausul 11 bahasa opsional tidak berlaku; Klausul 13 dan Klausul 17: hukum [NEGARA ANGGOTA, misal Irlandia]; Klausul 18: pengadilan [NEGARA ANGGOTA]. Lampiran I dan Lampiran II dari Klausul adalah Lampiran 1 dan 2 dari DPA ini.

Untuk Pelanggan	Untuk Penyedia
Nama: [NAMA]	Nama: [NAMA]
Jabatan: [JABATAN]	Jabatan: [JABATAN]
Tanggal: [TANGGAL]	Tanggal: [TANGGAL]
Tanda tangan:	Tanda tangan:

---

Butir	Deskripsi
Subjek	Penyediaan Layanan GPT Workspace: bantuan AI di dalam Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, Drive, Google Chat, ekstensi Chrome, dan server MCP.
Durasi	Jangka waktu perjanjian Layanan, ditambah masa penyimpanan di Lampiran 2.
Sifat dan tujuan	Membaca konten yang ditunjuk oleh pengguna di akun Google mereka, mengirimkannya dengan prompt pengguna ke penyedia model AI, dan menulis jawaban kembali ke file atau obrolan pengguna. Administrasi akun, penagihan, dan dukungan.
Kategori Subjek Data	Karyawan dan kontraktor Pelanggan yang menggunakan Layanan; orang yang datanya muncul di dokumen, spreadsheet, email, dan file Pelanggan yang diproses melalui Layanan.
Jenis Data Pribadi	Data akun (nama, alamat email, foto profil, pengidentifikasi akun Google); data penagihan (nama penagihan, alamat, nomor PPN); metadata penggunaan (jumlah permintaan, tanggal, judul dokumen); konten prompt dan file Google, email, serta lampiran yang dikirimkan pengguna, yang mungkin berisi kategori Data Pribadi apa pun yang ditempatkan Pelanggan di sana.
Kategori khusus	Tidak ada secara desain. Layanan tidak memerlukan data kategori khusus; Pelanggan yang memutuskan apa yang dikirimkan oleh penggunanya. [Pelanggan untuk menunjukkan jika kategori khusus diharapkan: TIDAK ADA / JELASKAN]
Frekuensi	Berkelanjutan, pada setiap permintaan yang dibuat pengguna.
Penyimpanan	Lihat Lampiran 2, “Penyimpanan”.

Area	Langkah
Sertifikasi	Sistem manajemen keamanan informasi tersertifikasi ISO 27001 (laporan audit tersedia). Penilaian CASA Tier III (App Defense Alliance) untuk integrasi Google Workspace. Kepatuhan terhadap Kebijakan Data Pengguna Layanan Google API, termasuk persyaratan Penggunaan Terbatas.
Hosting	Google Cloud Platform (Firebase), Amerika Serikat, wilayah US East dan US West. Komponen yang memproses Data Pelanggan berjalan di dalam jaringan pribadi Penyedia di belakang load balancer dan firewall aplikasi web.
Enkripsi	TLS 1.2 atau lebih tinggi untuk semua data dalam transit. Enkripsi sisi server AES-256 saat istirahat di Firebase, manajemen kunci melalui GCP IAM. Token akses dan penyegaran Google dienkripsi saat istirahat.
Tidak ada salinan file Pelanggan	File Google, email, dan spreadsheet dibaca secara real time dengan token OAuth pengguna sendiri dan tidak disalin ke penyimpanan Penyedia. Satu-satunya pengecualian adalah file yang dilampirkan pengguna untuk pencarian file, yang diunggah ke penyimpanan vektor OpenAI (lihat Lampiran 3): indeks pencarian dihapus 1 hari setelah penggunaan terakhir dan salinannya dihapus setelah 7 hari.
Penyedia model	Digunakan berdasarkan ketentuan API yang melarang pelatihan atas permintaan tersebut. Penyedia tidak pernah melatih atau menyempurnakan model berdasarkan Data Pelanggan.
Kontrol akses	Akses ke sistem produksi dibatasi untuk staf yang berwenang dengan akun individu, autentikasi multifaktor, dan hak istimewa paling sedikit melalui GCP IAM. Isolasi data per pengguna ditegakkan oleh aturan keamanan Firebase. Autentikasi multifaktor wajib untuk setiap akun dengan akses produksi; hak akses ditinjau setiap minggu.
Pemantauan dan pengujian	GCP Security Command Center pemindaian kerentanan berkelanjutan dari semua aset dalam ruang lingkup; kebijakan pengungkapan kerentanan untuk peneliti eksternal.
Penyimpanan	Data akun, utas obrolan, pengaturan, dan metadata penggunaan: 18 bulan setelah aktivitas pengguna terakhir, atau 24 jam setelah permintaan penghapusan. File yang dilampirkan untuk pencarian file: indeks pencarian dihapus 1 hari setelah penggunaan terakhir, salinan yang diunggah dihapus setelah 7 hari. Log permintaan gateway model: 30 hari, hanya untuk dukungan. Prompt dan jawaban: diproses secara real time, tidak disimpan jangka panjang oleh Penyedia. Faktur: durasi yang diwajibkan oleh hukum pajak.
Penghapusan	Penghapusan mandiri atas akun dan semua data terkait di Layanan; penghapusan atas permintaan dalam waktu 24 jam.
Kelangsungan bisnis	Pencadangan asli Google Cloud dan perkakas ketersediaan multi-wilayah; pencadangan penuh setiap 7 hari.
Staf	Kewajiban kerahasiaan dalam perjanjian pekerjaan dan kontraktor; kesadaran keamanan untuk staf dengan akses produksi.

Daftar saat ini dikelola di https://gpt.space/trust dan direproduksi di sini pada Tanggal Efektif.

Subpemroses	Tujuan	Lokasi
Google Cloud Platform / Firebase (Google LLC)	Hosting, basis data, penyimpanan, autentikasi, rahasia	Amerika Serikat
OpenRouter, Inc.	Gateway yang merutekan setiap permintaan model ke penyedia di bawah; log permintaan disimpan 30 hari hanya untuk dukungan, tidak pernah digunakan untuk pelatihan	Amerika Serikat
OpenAI	Model teks dan gambar; penyimpanan vektor untuk pencarian file	Amerika Serikat
Anthropic	Model Claude (disematkan ke titik akhir Anthropic sendiri)	Amerika Serikat
Google (AI Studio)	Model teks dan gambar Gemini	Amerika Serikat
Perplexity	Model pencarian web	Amerika Serikat
Host inferensi OpenRouter	Host inferensi untuk model open-weight GLM-5.3-flash dan gpt-oss-120b	Melalui OpenRouter
Typesafe	Model keputusan di balik formula GPT_CLASSIFY	Melalui OpenRouter
Google Programmable Search	Pencarian gambar stok untuk slide yang dihasilkan (kueri saja)	Amerika Serikat
Stripe	Pembayaran, faktur, portal penagihan	Amerika Serikat dan Irlandia, di bawah Stripe DPA
PostHog (instansi self-hosted)	Analitik produk	Uni Eropa
Sentry	Pemantauan kesalahan	Uni Eropa (wilayah data UE)