Perjanjian pemrosesan data (template)

Ini adalah template perjanjian pemrosesan data (DPA) yang ditandatangani GPT Workspace dengan pelanggan bisnis. Untuk menerimanya yang sudah diisi sebelumnya, tulis ke contact@gpt.space dengan nama resmi perusahaan Anda, alamat, kontak person, dan jumlah kursi. Prosesor yang disebutkan tercantum dan diperbarui di Pusat Kepercayaan.

Template ini disediakan untuk informasi dan bukan saran hukum. Mintalah ditinjau oleh penasihat hukum Anda sebelum menandatangani. Bidang dalam tanda kurung siku diisi sebelum penandatanganan.

---

Perjanjian Pemrosesan Data ini (“DPA”) merupakan bagian dari perjanjian untuk penggunaan GPT Workspace (“Layanan”) antara:

• [CUSTOMER LEGAL NAME], [CUSTOMER ADDRESS], [REGISTRATION NUMBER] (“Pelanggan” atau “Pengendali”), dan
• GPTW LLC, 150 Central Park, Los Alamos, New Mexico, USA (“Penyedia” atau “Prosesor”),

bersama-sama menjadi “Para Pihak”. Ini dimasuki pada [EFFECTIVE DATE] dan berlaku selama Penyedia memproses Data Pribadi atas nama Pelanggan.

“GDPR” berarti Regulasi (UE) 2016/679, dan, jika berlaku, GDPR Inggris sebagaimana didefinisikan dalam Data Protection Act 2018. “Data Pribadi”, “Pemrosesan”, “Pengendali”, “Prosesor”, “Subjek Data”, “Otoritas Pengawas” dan “Pelanggaran Data Pribadi” memiliki arti sebagaimana diberikan dalam Pasal 4 GDPR. “Subprosesor” berarti pihak ketiga yang dipekerjakan oleh Penyedia untuk memproses Data Pribadi atas nama Pelanggan. “Data Pelanggan” berarti Data Pribadi yang diproses oleh Penyedia untuk Pelanggan di bawah perjanjian Layanan, sebagaimana dijelaskan dalam Lampiran 1.

2.1 Pelanggan adalah Pengendali dan Penyedia adalah Prosesor dari Data Pelanggan. Ketika Pelanggan bertindak sebagai prosesor untuk klien mereka sendiri, Penyedia bertindak sebagai sub-prosesor dan Pelanggan menjamin bahwa instruksi mereka sendiri diotorisasi oleh pengendali yang relevan.

2.2 Subjek, durasi, sifat dan tujuan Pemrosesan, jenis Data Pribadi dan kategori Subjek Data diuraikan dalam Lampiran 1.

3.1 Penyedia memproses Data Pelanggan hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi Pelanggan, termasuk mengenai transfer ke negara ketiga, kecuali diwajibkan oleh hukum Uni atau Negara Anggota yang mengikat Penyedia; dalam hal ini Penyedia memberitahu Pelanggan tentang persyaratan hukum tersebut sebelum memproses, kecuali dilarang oleh hukum.

3.2 Instruksi Pelanggan adalah: perjanjian Layanan, DPA ini, konfigurasi yang ditetapkan oleh Pelanggan dan penggunanya di Layanan, dan permintaan yang dikirim pengguna Pelanggan ke Layanan. Penyedia memberitahu Pelanggan segera jika, menurut pendapatnya, suatu instruksi melanggar GDPR.

Penyedia memastikan bahwa orang yang berwenang memproses Data Pelanggan telah berkomitmen pada kerahasiaan atau berada di bawah kewajiban kerahasiaan hukum yang tepat, dan bahwa akses dibatasi pada apa yang dibutuhkan setiap orang untuk menjalankan Layanan.

Penyedia menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang tercantum dalam Lampiran 2 dan terus meninjau mereka. Dengan memperhatikan teknologi terkini, biaya penerapan, serta sifat, cakupan, konteks, dan tujuan Pemrosesan, langkah-langkah tersebut memastikan tingkat keamanan yang sesuai dengan risiko.

6.1 Pelanggan memberikan otorisasi tertulis umum kepada Penyedia untuk menggunakan Subprosesor yang tercantum dalam Lampiran 3.

6.2 Penyedia memberitahu Pelanggan tentang penambahan atau penggantian Subprosesor yang dimaksud setidaknya [30] hari sebelum perubahan berlaku, melalui email ke [CUSTOMER NOTIFICATION E-MAIL] dan dengan memperbarui daftar di https://gpt.space/trust. Pelanggan dapat keberatan dengan alasan perlindungan data yang wajar dalam jangka waktu tersebut; jika Para Pihak tidak dapat menyelesaikan keberatan, Pelanggan dapat mengakhiri bagian Layanan yang terdampak tanpa penalti.

6.3 Penyedia memberlakukan pada setiap Subprosesor, melalui kontrak, kewajiban perlindungan data yang sama seperti yang diatur dalam DPA ini, khususnya memberikan jaminan yang cukup untuk menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang tepat. Jika Subprosesor gagal memenuhi kewajibannya, Penyedia tetap bertanggung jawab penuh kepada Pelanggan atas pelaksanaan kewajiban Subprosesor tersebut.

Dengan memperhatikan sifat Pemrosesan, Penyedia membantu Pelanggan melalui langkah-langkah teknis dan organisasi yang tepat, sejauh mungkin, untuk pemenuhan kewajiban Pelanggan dalam menanggapi permintaan untuk menggunakan hak Subjek Data berdasarkan Bab III GDPR. Penyedia meneruskan kepada Pelanggan, tanpa penundaan yang tidak semestinya, setiap permintaan yang diterima langsung dari Subjek Data mengenai Data Pelanggan, dan tidak menanggapinya kecuali atas instruksi Pelanggan atau di mana diwajibkan oleh hukum.

Penyedia membantu Pelanggan dalam memastikan kepatuhan terhadap kewajiban berdasarkan Pasal 32 hingga 36 GDPR (keamanan, pemberitahuan pelanggaran, penilaian dampak perlindungan data, dan konsultasi sebelumnya), dengan memperhatikan sifat Pemrosesan dan informasi yang tersedia bagi Penyedia.

Penyedia memberitahu Pelanggan tanpa penundaan yang tidak semestinya, dan bagaimanapun juga dalam [48] jam, setelah menyadari Pelanggaran Data Pribadi yang memengaruhi Data Pelanggan, melalui email ke [CUSTOMER NOTIFICATION E-MAIL]. Pemberitahuan menjelaskan, sejauh yang diketahui pada saat itu, sifat pelanggaran, kategori dan perkiraan jumlah Subjek Data dan catatan yang terkait, kemungkinan konsekuensi, langkah-langkah yang diambil atau diusulkan, dan titik kontak; informasi yang belum tersedia disediakan secara bertahap tanpa penundaan lebih lanjut yang tidak semestinya.

10.1 Sesuai pilihan Pelanggan, Penyedia menghapus atau mengembalikan semua Data Pelanggan setelah berakhirnya penyediaan Layanan, dan menghapus salinan yang ada, kecuali hukum Uni atau Negara Anggota mewajibkan penyimpanan Data Pribadi.

10.2 Terlepas dari 10.1, Pelanggan dan setiap penggunanya dapat menghapus akun mereka dan data yang disimpan oleh Penyedia dari Layanan kapan saja; penghapusan dilakukan dalam 24 jam setelah permintaan. Faktur dan catatan pembayaran disimpan selama durasi yang diwajibkan oleh hukum pajak.

11.1 Penyedia menyediakan bagi Pelanggan semua informasi yang diperlukan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap kewajiban yang ditetapkan dalam Pasal 28 GDPR, dan mengizinkan serta berkontribusi pada audit, termasuk inspeksi, yang dilakukan oleh Pelanggan atau auditor yang ditunjuk oleh Pelanggan.

11.2 Penyedia pertama-tama memenuhi permintaan audit dengan memberikan sertifikat ISO 27001 dan laporan auditnya (https://firebasestorage.googleapis.com/v0/b/billing-js.appspot.com/o/audit_report%2FQualtir%20ISO%2027001%20Audit%20Report.pdf?alt=media), penilaian CASA Tier III, dan jawaban tertulis atas kuesioner keamanan. Inspeksi di lokasi atau jarak jauh dilakukan paling banyak [once per year], dengan pemberitahuan tertulis [30] hari sebelumnya, selama jam kerja, di bawah perjanjian kerahasiaan, dan dengan biaya Pelanggan, kecuali jika Otoritas Pengawas mengharuskan sebaliknya atau Pelanggaran Data Pribadi telah terjadi.

12.1 Penyedia didirikan di Amerika Serikat dan Layanan ini dihosting di Google Cloud Platform di Amerika Serikat. Ketika Data Pelanggan dari Subjek Data di EEA, Inggris, atau Swiss ditransfer ke negara tanpa keputusan kecukupan, Para Pihak bergantung pada Klausula Kontrak Standar yang diadopsi oleh Komisi Eropa dalam Keputusan (UE) 2021/914 (Modul Dua, pengendali ke prosesor, atau Modul Tiga, prosesor ke prosesor, jika berlaku), yang diintegrasikan melalui referensi, bersama dengan Addendum Transfer Data Internasional Inggris jika menyangkut data Inggris. Subprosesor Penyedia yang menerima Data Pelanggan berpartisipasi dalam Kerangka Privasi Data UE-AS jika kerangka tersebut tersedia bagi mereka; Klausula Kontrak Standar mengatur setiap transfer yang dilakukan Penyedia sendiri.

12.2 Untuk opsi dalam Klausula Kontrak Standar: Klausula 7 (docking) berlaku; Klausula 9 opsi 2 (otorisasi umum) dengan masa pemberitahuan sesuai Bagian 6.2; Klausula 11 bahasa opsional tidak berlaku; Klausula 13 dan Klausula 17: hukum [MEMBER STATE, e.g. Ireland]; Klausula 18: pengadilan [MEMBER STATE]. Lampiran I dan Lampiran II dari Klausula tersebut adalah Lampiran 1 dan 2 dari DPA ini.

13.1 Tanggung jawab setiap Pihak berdasarkan DPA ini tunduk pada batasan dan pengecualian tanggung jawab dalam perjanjian Layanan, kecuali jika hal tersebut tidak dapat dibatasi berdasarkan hukum perlindungan data yang berlaku.

13.2 DPA ini berlaku pada Tanggal Berlaku Efektif dan tetap berlaku selama Penyedia memproses Data Pelanggan. Jika terjadi konflik antara DPA ini dan perjanjian Layanan, DPA ini lebih diutamakan untuk Pemrosesan Data Pribadi.

13.3 DPA ini diatur oleh hukum yang mengatur perjanjian Layanan, kecuali bahwa Klausula Kontrak Standar diatur oleh hukum yang dipilih di Bagian 12.2.

Untuk Pelanggan	Untuk Penyedia
Nama: [NAME]	Nama: [NAME]
Jabatan: [TITLE]	Jabatan: [TITLE]
Tanggal: [DATE]	Tanggal: [DATE]
Tanda tangan:	Tanda tangan:

---

Item	Deskripsi
Subjek	Penyediaan Layanan GPT Workspace: bantuan AI di dalam Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Gmail, Drive, Google Chat, ekstensi Chrome, dan server MCP.
Durasi	Jangka waktu perjanjian Layanan, ditambah masa penyimpanan di Lampiran 2.
Sifat dan tujuan	Membaca konten yang ditunjuk pengguna di akun Google mereka, mengirimkannya bersama perintah pengguna ke penyedia model AI, dan menulis jawaban kembali ke file atau obrolan pengguna. Administrasi akun, penagihan, dan dukungan.
Kategori Subjek Data	Karyawan dan kontraktor Pelanggan yang menggunakan Layanan; orang yang datanya muncul di dokumen, spreadsheet, email, dan file Pelanggan yang diproses melalui Layanan.
Jenis Data Pribadi	Data akun (nama, alamat email, foto profil, pengidentifikasi akun Google); data penagihan (nama penagihan, alamat, nomor PPN); metadata penggunaan (jumlah permintaan, tanggal, judul dokumen); konten perintah dan file Google, email, serta lampiran yang dikirimkan pengguna, yang mungkin berisi kategori Data Pribadi apa pun yang ditempatkan Pelanggan di sana.
Kategori khusus	Tidak ada secara desain. Layanan tidak memerlukan data kategori khusus; Pelanggan memutuskan apa yang dikirimkan oleh penggunanya. [Customer to indicate if special categories are expected: NONE / DESCRIBE]
Frekuensi	Terus-menerus, pada setiap permintaan yang dibuat pengguna.
Penyimpanan	Lihat Lampiran 2, “Penyimpanan”.

Area	Langkah
Sertifikasi	Sistem manajemen keamanan informasi tersertifikasi ISO 27001 (laporan audit tersedia). Penilaian CASA Tier III (App Defense Alliance) untuk integrasi Google Workspace. Kepatuhan terhadap Kebijakan Data Pengguna Layanan Google API, termasuk persyaratan Limited Use.
Hosting	Google Cloud Platform (Firebase), Amerika Serikat, wilayah US East dan US West. Komponen yang memproses Data Pelanggan berjalan di dalam jaringan pribadi Penyedia di belakang load balancer dan firewall aplikasi web.
Enkripsi	TLS 1.2 atau lebih tinggi untuk semua data dalam transit. Enkripsi sisi server AES-256 saat disimpan di Firebase, manajemen kunci melalui GCP IAM. Token akses dan penyegaran Google dienkripsi saat disimpan.
Tidak ada salinan file Pelanggan	File, email, dan spreadsheet Google dibaca secara real time dengan token OAuth pengguna sendiri dan tidak disalin ke penyimpanan Penyedia. Satu-satunya pengecualian adalah file yang dilampirkan pengguna untuk pencarian file, yang diunggah ke penyimpanan vektor OpenAI (lihat Lampiran 3): indeks pencarian dihapus 1 hari setelah penggunaan terakhir dan salinannya dihapus setelah 7 hari.
Penyedia model	Digunakan di bawah ketentuan API yang melarang pelatihan atas permintaan tersebut. Penyedia tidak pernah melatih atau menyempurnakan model berdasarkan Data Pelanggan.
Kontrol akses	Akses ke sistem produksi dibatasi untuk staf yang berwenang dengan akun individu, autentikasi multi-faktor, dan hak istimewa terendah melalui GCP IAM. Isolasi data per pengguna ditegakkan oleh aturan keamanan Firebase. Autentikasi multi-faktor diwajibkan untuk setiap akun dengan akses produksi; hak akses ditinjau setiap minggu.
Pemantauan dan pengujian	Pemindaian kerentanan berkelanjutan GCP Security Command Center untuk semua aset dalam cakupan; kebijakan pengungkapan kerentanan untuk peneliti eksternal.
Penyimpanan	Data akun, utas obrolan, pengaturan, dan metadata penggunaan: 18 bulan setelah aktivitas pengguna terakhir, atau 24 jam setelah permintaan penghapusan. File yang dilampirkan untuk pencarian file: indeks pencarian dihapus 1 hari setelah penggunaan terakhir, salinan yang diunggah dihapus setelah 7 hari. Log permintaan gateway model: 30 hari, hanya untuk penggunaan dukungan. Perintah dan jawaban: diproses secara real time, tidak disimpan jangka panjang oleh Penyedia. Faktur: durasi yang diwajibkan oleh hukum pajak.
Penghapusan	Penghapusan mandiri atas akun dan semua data terkait di Layanan; penghapusan atas permintaan dalam 24 jam.
Kelangsungan bisnis	Pencadangan asli Google Cloud dan alat ketersediaan multi-wilayah; pencadangan penuh setiap 7 hari.
Staf	Kewajiban kerahasiaan dalam perjanjian pekerjaan dan kontraktor; kesadaran keamanan untuk staf dengan akses produksi.

Daftar saat ini dipelihara di https://gpt.space/trust dan direproduksi di sini pada Tanggal Berlaku Efektif.

Subprosesor	Tujuan	Lokasi
Google Cloud Platform / Firebase (Google LLC)	Hosting, basis data, penyimpanan, autentikasi, rahasia	Amerika Serikat
OpenRouter, Inc.	Gateway yang merutekan setiap permintaan model ke penyedia di bawah ini; log permintaan disimpan 30 hari hanya untuk dukungan, tidak pernah digunakan untuk pelatihan	Amerika Serikat
OpenAI	Model teks dan gambar; penyimpanan vektor untuk pencarian file	Amerika Serikat
Anthropic	Model Claude (disematkan ke endpoint Anthropic sendiri)	Amerika Serikat
Google (AI Studio)	Model teks dan gambar Gemini	Amerika Serikat
Perplexity	Model pencarian web	Amerika Serikat
Host inferensi OpenRouter	Host inferensi untuk model GLM-5.3-flash dan gpt-oss-120b dengan bobot terbuka	Melalui OpenRouter
Typesafe	Model keputusan di balik rumus GPT_CLASSIFY	Melalui OpenRouter
Google Programmable Search	Pencarian gambar stok untuk slide yang dibuat (kueri saja)	Amerika Serikat
Stripe	Pembayaran, faktur, portal penagihan	Amerika Serikat dan Irlandia, di bawah Stripe DPA
PostHog (instance yang dihosting sendiri)	Analitik produk	Uni Eropa
Sentry	Pemantauan kesalahan	Uni Eropa (wilayah data UE)