Προγραμματισμένοι πράκτορες

Ένας προγραμματισμένος πράκτορας (μια αυτοματοποίηση) είναι μια προτροπή συνομιλίας που εκτελείται μόνη της: κάθε πρωί εργάσιμης ημέρας, κάθε ώρα, κάθε Δευτέρα, ή με βάση μια έκφραση cron που γράφετε εσείς. Ο πράκτορας κάνει ακριβώς αυτό που θα έκανε αν πληκτρολογούσατε την προτροπή μόνοι σας, με τα ίδια εργαλεία Google Workspace, και το αποτέλεσμα φτάνει εκεί που το ζητήσατε.

Οι προγραμματισμένοι πράκτορες ανήκουν στο πρόγραμμα Standard (έως 3 ενεργές αυτοματοποιήσεις) και στο πρόγραμμα Pro (έως 20). Στα υπόλοιπα προγράμματα η σελίδα δείχνει τι κάνουν και προσφέρει αναβάθμιση. Κάθε εκτέλεση χρησιμοποιεί τις πιστώσεις του προγράμματός σας όπως μια κανονική εναλλαγή συνομιλίας.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις ➤ Προγραμματισμένοι πράκτορες ή πηγαίνετε στο gpt.space/app/settings/automations, και μετά κάντε κλικ στο Νέα αυτοματοποίηση.
2. Δώστε της ένα όνομα και γράψτε την προτροπή όπως ένα μήνυμα συνομιλίας, για παράδειγμα Σύνοψε το ημερολόγιό μου για σήμερα και σημείωσε ό,τι χρειάζεται προετοιμασία.
3. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα: κάθε πρωί εργάσιμης ημέρας στις 8:00, κάθε ώρα, κάθε μέρα στις 9:00, κάθε Δευτέρα στις 9:00, ή μια προσαρμοσμένη έκφραση cron πέντε πεδίων (0 8 * * 1-5 εκτελείται τις εργάσιμες στις 8:00). Οι ώρες ακολουθούν τη ζώνη ώρας που εμφανίζεται κάτω από το πρόγραμμα, η οποία προεπιλέγεται στη ζώνη του περιηγητή σας.
4. Επιλέξτε πώς θα παραδίδετε το αποτέλεσμα:
   • Με email, στη διεύθυνσή σας ή σε κάποια άλλη.
   • Ως νέο νήμα συνομιλίας στο ιστορικό συνομιλιών σας, ώστε να συνεχίσετε τη συζήτηση.
   • Ως γραμμή σε υπολογιστικό φύλλο: επικολλήστε τον σύνδεσμο ή το ID του υπολογιστικού φύλλου και, προαιρετικά, ένα όνομα φύλλου. Κάθε εκτέλεση προσθέτει μια γραμμή με την ημερομηνία και το αποτέλεσμα.
5. Κάντε κλικ στο Δημιουργία. Η λίστα δείχνει πότε θα εκτελεστεί η αυτοματοποίηση την επόμενη φορά.

Οτιδήποτε ζητήσατε μια φορά μπορεί να γίνει αυτοματοποίηση. Τοποθετήστε τον δείκτη πάνω σε ένα μήνυμα που στείλατε και κάντε κλικ στο Προγραμματισμός αυτής της προτροπής (το εικονίδιο του ρολογιού), ή κάντε κλικ στο ίδιο εικονίδιο στο πλαίσιο μηνύματος για να προγραμματίσετε αυτό που πληκτρολογείτε: ο διάλογος ανοίγει με την προτροπή συμπληρωμένη.

Στις Ρυθμίσεις ➤ Προγραμματισμένοι πράκτορες κάθε αυτοματοποίηση εμφανίζει το πρόγραμμα, την παράδοση, την επόμενη εκτέλεση, την τελευταία εκτέλεση και την τελευταία κατάστασή της.

• Παύση ή συνέχιση με τον διακόπτη. Μια αυτοματοποίηση σε παύση δεν μετράει κατά το όριο του προγράμματός σας.
• Εκτέλεση τώρα ξεκινά μια εκτέλεση αμέσως, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα· το αποτέλεσμα φτάνει μέσα σε λίγα λεπτά.
• Επεξεργασία αλλάζει την προτροπή, το πρόγραμμα ή την παράδοση· η επόμενη εκτέλεση υπολογίζεται ξανά.
• Εμφάνιση εκτελέσεων παραθέτει τις πρόσφατες εκτελέσεις με την κατάστασή τους, τις πιστώσεις που χρησιμοποιήθηκαν και, για παράδοση σε νήμα, έναν σύνδεσμο στο νήμα.
• Διαγραφή αφαιρεί την αυτοματοποίηση και το ιστορικό εκτελέσεών της.

Μια εκτέλεση παραλείπεται και καταγράφεται στο ιστορικό, χωρίς χρήση πιστώσεων, όταν:

• έχετε ξεμείνει από πιστώσεις για τον μήνα (η κατάσταση δείχνει Παράλειψη: ξεμείνατε από πιστώσεις). Η αυτοματοποίηση συνεχίζεται μόνη της μόλις οι πιστώσεις είναι ξανά διαθέσιμες·
• το πρόγραμμά σας δεν περιλαμβάνει πια προγραμματισμένους πράκτορες (Παράλειψη: δεν περιλαμβάνεται στο πρόγραμμα)·
• η σύνδεσή σας στο Google έχει λήξει ή μια άδεια Google που χρειάζεται η προτροπή δεν δόθηκε ποτέ. Ανοίξτε το GPT Workspace, συνδεθείτε ή δώστε την άδεια, και η επόμενη εκτέλεση θα ολοκληρωθεί.

Μια εκτέλεση που αποτυγχάνει για άλλον λόγο εμφανίζει Αποτυχία με το σφάλμα, και η αυτοματοποίηση διατηρεί το πρόγραφμά της.

Μια αυτοματοποίηση μπορεί να εκτελεστεί και τη στιγμή που ένα ταιριαστό email φτάνει στα εισερχόμενά σας στο Gmail, αντί για (ή επιπλέον από) το πρόγραφμά της. Στον διάλογο αυτοματοποίησης ενεργοποιήστε το Εκτέλεση όταν ταιριάζει νέο email και γράψτε μια αναζήτηση Gmail, για παράδειγμα from:billing@ subject:invoice. Αφήστε την αναζήτηση κενή για να εκτελείται σε κάθε νέο email στα εισερχόμενα.

Η αναζήτηση κατανοεί τους συνήθεις τελεστές του Gmail: from:, to:, cc:, subject:, label: / in:, has:attachment, is:unread, απλές λέξεις (αναζητούνται στο θέμα, στην προεπισκόπηση και στον αποστολέα) και ένα - μπροστά για να αποκλείσετε έναν όρο. Όλοι οι όροι πρέπει να ταιριάζουν. Οι τελεστές σχετικά με ημερομηνίες ή μεγέθη (newer_than:, larger:) αγνοούνται.

Κάθε ταιριαστό email ξεκινά μια εκτέλεση. Ο πράκτορας λαμβάνει πρώτα το email (αποστολέας, παραλήπτες, θέμα, ημερομηνία, τα IDs μηνύματος και νήματος του Gmail και το κείμενο του μηνύματος, έως 8.000 χαρακτήρες) και μετά την προτροπή σας, οπότε μια προτροπή όπως Αποθήκευσε το συνημμένο τιμολόγιο στον φάκελο Finance και απάντησε ότι παραλήφθηκε λειτουργεί σε αυτό το email. Η εκτέλεση καταγράφεται στο ιστορικό όπως κάθε άλλη, με έναν σύνδεσμο στο μήνυμα που την ξεκίνησε.

Για να παρακολουθεί τα εισερχόμενά σας το GPT Workspace χρειάζεται πρόσβαση στο Gmail (η ίδια άδεια με τα εργαλεία Gmail της συνομιλίας). Αν δεν έχει δοθεί ακόμα, η αποθήκευση της αυτοματοποίησης εμφανίζει έναν σύνδεσμο Σύνδεση στο Gmail· δώστε την άδεια και αποθηκεύστε ξανά. Η σελίδα δείχνει την κατάσταση της παρακολούθησης δίπλα στις αυτοματοποιήσεις σας: Παρακολούθηση των εισερχόμενών σας μέχρι (η παρακολούθηση ανανεώνεται αυτόματα), Η παρακολούθηση Gmail απέτυχε με τον λόγο (για παράδειγμα μια ανακληθείσα άδεια Gmail· η αυτοματοποίηση παραμένει ενεργή και η παρακολούθηση δοκιμάζεται ξανά καθημερινά και όποτε την αποθηκεύετε), ή Οριοθέτηση ρυθμού όταν φτάνουν πάνω από 60 ταιριαστά email μέσα σε μία ώρα: τα επιπλέον παραλείπονται μέχρι να περάσει η ώρα.

Οι εκτελέσεις από email χρησιμοποιούν τα ίδια όρια προγράμματος, πιστώσεις και όριο χρόνου εκτέλεσης με τις προγραμματισμένες. Μια αυτοματοποίηση που έχει μόνο έναυσμα δείχνει Μη προγραμματισμένη και δεν εκτελείται ποτέ μόνη της· μια που έχει και έναυσμα και πρόγραμμα εκτελείται και στα δύο.

Το Gmail ειδοποιεί το GPT Workspace μέσω του Google Pub/Sub όποτε αλλάζουν τα εισερχόμενά σας (μια «παρακολούθηση» στην ετικέτα INBOX, την οποία το Google απενεργοποιεί μετά από 7 ημέρες και το GPT Workspace ανανεώνει κάθε μέρα). Το GPT Workspace διαβάζει στη συνέχεια τα IDs των μηνυμάτων που προστέθηκαν από την τελευταία ειδοποίηση, ανακτά κάθε νέο μήνυμα μία φορά και το ελέγχει έναντι της αναζήτησης κάθε αυτοματοποίησης με έναυσμα email που έχετε. Ένα μήνυμα δεν εκτελείται ποτέ δύο φορές για την ίδια αυτοματοποίηση, ακόμα και όταν το Google στείλει την ειδοποίηση πάνω από μία φορά.

	Standard	Pro
Ενεργές αυτοματοποιήσεις (προγραμματισμένες ή με έναυσμα)	3	20
Ελάχιστο διάστημα	15 λεπτά	15 λεπτά
Εκτελέσεις από email	60 ανά ώρα	60 ανά ώρα
Όριο χρόνου εκτέλεσης	6 λεπτά	6 λεπτά